Les séminaires d’entreprise ou professionnels réunissent plusieurs finalités. Avant tout, ce genre de réunion vise à développer la créativité et la productivité des collaborateurs. Il permet de récompenser les employés méritants afin de les encourager davantage à progresser ou bien de fixer de nouveaux objectifs. Il permet aussi de renforcer la cohésion entre les équipes à travers des activités ludiques et des sorties. C'est également l'occasion de lancer un nouveau produit ou un nouveau projet. Pour garantir la réussite du séminaire, il faut trouver l’établissement idéal pour l’accueillir. Les critères qui suivent vont vous aider à faire une recherche rapide et efficace.
Situation de l’établissement
Le premier point à examiner lors la recherche de l’établissement à louer pour un séminaire professionnel est sa situation géographique. La prise en compte de ce paramètre permet d’organiser la logistique en avance, surtout concernant le transport. Ainsi, pour éviter les frais de déplacement trop élevés, le mieux est de trouver un endroit proche de l'entreprise. De la même façon, si ce sont les employés qui doivent payer les frais de déplacement, un endroit proche est à privilégier pour augmenter le taux de participation. La proximité avec les transports en commun est aussi avantageuse dans ce cas.
En revanche, si vous souhaitez organiser un long voyage ou bien partir loin, il faut prévoir un budget conséquent. Cependant, ce dernier cas est quand même avantageux pour fortifier les liens entre les collègues durant le long trajet. Cela peut aussi créer de nouvelles rencontres.
Dans le cas où vous avez choisi Paris pour votre prochain séminaire, vous n’avez qu’à consulter un comparateur en ligne pour trouver un établissement dans les environs. La ville regorge plusieurs lieux avec un cadre authentique pour organiser un séminaire original. Parmi eux, il y a le Centre Port-Royal, situé aux portes de Paris, dans les Yvelines.
Capacité d’accueil de l’établissement
Lors de votre recherche, il faut aussi être attentif à la capacité d’accueil de l’établissement qui a attiré votre attention. En effet, le choix de l’établissement doit se faire en fonction du nombre des participants à la réunion. Dans le cas où vous choisissez un endroit trop spacieux alors que les participants sont peu nombreux, vous risquerez de perdre de l’argent dans les frais de location. Ceci étant qu’une petite salle pourrait combler vos besoins. De la même façon, si l’établissement est trop petit alors que les invités sont nombreux, ils ne seront pas à l’aise durant toute la réunion. C’est pourquoi il faut se renseigner en avance sur la capacité d’accueil de l’établissement ainsi que sur le nombre des participants. En consultant un comparateur en ligne, vous trouverez des lieux pouvant accueillir 50 jusqu’à plus de 1000 personnes.
Si vous décidez d’organiser un séminaire pendant quelques jours (un week-end, une semaine…), vous pouvez opter pour un hôtel séminaire. En plus de la salle de réunion, ce genre d’établissement propose des chambres. Dans ce cas, il faut penser à demander le nombre de chambres afin que tout le monde puisse se loger dans le même hôtel. Il faut aussi vérifier si celles-ci sont confortables et équipées. Les télés, les salles de bains ou autres permettent aux participants de passer un séjour agréable.
Équipements présents sur le lieu
Pour trouver l’endroit idéal pour un séminaire résidentiel ou professionnel à Paris, les équipements proposés par l’établissement sont aussi à considérer de près. Il s’agit des outils utiles pour les réunions : tables, tables rondes, chaises, paperboard, vidéoprojecteurs, sonorisations, écrans, imprimantes, éclairages… La présence de ces équipements est nécessaire pour simplifier le déroulement de l’événement, comme la présentation d’un nouveau produit ou d’un projet, les formations, etc. De plus, vous n’êtes plus obligé de les trimballer tous avec vous. Pour une réunion en plein air, la présence de chapiteaux est utile. Par ailleurs, vous pouvez rechercher les établissements accessibles aux personnes handicapées pour que tout le monde puisse profiter du séjour.
Un établissement équipé de la connexion WiFi est aussi très avantageux pour votre séminaire à Paris. De ce fait, tous les participants peuvent rester connectés durant les réunions et les conférences. De plus, avec le WiFi dans les chambres, ils peuvent communiquer avec leur proche et partager sur les réseaux sociaux ce qu’ils font, et ce, sans payer des frais supplémentaires pour la connexion.
Pour chouchouter les invités, certains établissements proposent en outre la livraison de matériel supplémentaire. D’autres offrent en cadeau de bienvenue des champagnes ou des fleurs.
Activités proposées par l’établissement et à proximité
Pour la réussite du séminaire, il est aussi conseillé de prêter attention aux activités proposées par l’établissement et celles à proximité. Ainsi, les participants ne risquent pas de s’ennuyer durant tout l’événement. À Paris ou pour un séminaire en région parisienne, vous pouvez trouver différents établissements qui proposent plusieurs animations. Entre autres, il y a les soirées animées. Vous pouvez tous dîner tout en profitant d’une bonne musique. Certains peuvent de même chanter et danser. Pour la journée, certains hôtels séminaires invitent à faire des activités sportives : basket, foot, volley, tennis, piscine… Ces établissements possèdent des terrains adaptés. Il y a aussi des salles de jeux (billard, fléchettes, babyfoot…) et des salles de sport. D’autres proposent en outre des moments de détente dans leur cadre apaisant, leur spa ou leur salle de massage. Vous pouvez donc dire adieu au stress ainsi qu’au risque du burn-out.
Pour la satisfaction des participants aux séminaires et le renforcement des liens entre eux, il existe aussi des établissements qui proposent des activités à proximité. Ils organisent des visites culturelles (musées, église, cathédrale, etc.) ainsi que d’autres sorties (dans un parc, dans les montagnes, etc.) pour découvrir la région. Ainsi, non seulement, les personnes présentes participent à la vie de l’entreprise, mais ils peuvent aussi s’amuser, renforcer les liens avec leurs collègues et faire pleins de découvertes. De plus, il y a de nombreux lieux et sites à explorer dans la ville de Paris.
Restauration
Quoi de mieux que de profiter d’un moment gourmand durant les pauses lors des séminaires ? Pour en bénéficier, il est recommandé d’opter pour un établissement qui propose un service de restauration. Ainsi, les participants n’auront plus besoin de sortir pour manger. De plus, ils peuvent partager un moment convivial autour d’un délicieux plat. Pour les personnes qui n’ont pas encore eu l’occasion de visiter la ville, c’est aussi l’occasion de découvrir les spécialités culinaires de la région. Cependant, il faut demander les avis des personnes qui sont déjà passées dans l’établissement pour connaître la qualité des plats et des services. Outre le restaurant, la présence d’un café d’accueil est également avantageuse. Dans ce petit coin, les participants peuvent commander des cafés, des thés, des jus de fruits ou des viennoiseries pour bien commencer la journée. Pour ceux qui aiment prendre un verre avec leurs collègues, l’existence d’un bar est également une bonne option.
Une fois tous ces critères analysés, il ne vous reste plus qu’à choisir l’établissement qui correspond au mieux à vos besoins. Après avoir défini votre budget, vous n’avez ensuite qu’à comparer les prix de la location en ligne. Vous pourrez ainsi faire une bonne affaire, et ce, tout en profitant d’une journée récréative et amusante. Et surtout, vous verrez que côté productivité, vos employés s'amélioreront largement.
